はじめに
一度に複数の仕事をこなしていることはありませんか？
生産性を高め、締め切りを守りつつ、さまざまなプロジェクトを把握しようと努めるとプレッシャーに圧倒されてしまいますね。
もしそうなら複数のプロジェクトのバランスをとる方法を学ぶべき時です。
効果的な時間管理戦略を学ぶことで、タスクに優先順位をつけ最も重要なことに集中することができます。
本記事では複数のプロジェクトを同時に管理するための10のベストプラクティスを紹介します。
1.ToDoリストを作る
まず、自分の注意が必要なすべてのプロジェクトの包括的なリストを作成することから始めます。そうすることで、何をどのような順序で行う必要があるのか、全体像を把握することができます。
また、各プロジェクトの期限を設定し何を完了させる必要があるかを思い出すのに役立ちます。
2. タスクの優先順位を決める
ToDoリストを作成したら、次に重要度と緊急性に基づいてタスクの優先順位を決めます。
今すぐやらなければならないこと、後回しにできることは何かよく考えてみてください。複数のプロジェクトを同時進行させる場合は特に重要です。
必要であれば、各タスクを小さなステップに分割し優先順位に従って番号を付けます。
こうすることで、最も重要な項目がリストの上に集中し、他の緊急性の低い項目を後回しにすることが可能になります。
3.タイムスケジュールを立てる
いつまでに何をすればいいのかがわかったら、自分のライフスタイルや使える時間に合わせてスケジュールを立てましょう。
それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるか、現実的に考えることが重要です。
このとき気が散ったり中断されたりすることなく、1つのタスクに完全に集中できる時間を確保することで完了に向けて効率的に作業を進めることができます。
4.気が散らないようにする
気が散ることによって集中力も落ち効率がかなり下がります。可能であれば、邪魔をされない静かな環境で仕事をするようにしましょう（例：メールやソーシャルメディアの通知をオフにする）。
必要であれば、ノイズキャンセリングヘッドホンを使ったり、合間で休憩をとって外の空気を吸ったり、5分間だけストレッチや瞑想をするのもいいでしょう。
私は集中したいときはチャットをOFFにしてしまいます。(緊急であれば電話で連絡してもらう)
またリモートワークの場合は作業部屋を確保するか、近くのシェアオフィスで仕事をしています。
5.休みをとる
休みなく働き続けることは非生産的であるだけでなく、時間が経つにつれてストレスレベルを著しく上昇させます。
1日だけでも休みを取ることで、心と体をリフレッシュさせ生産性を維持することができます。また、次の大きなプロジェクトに取り組む前に脳をリセットする機会にもなります。
6. 仕事を外注する・委任する
可能であれば、特定のタスクをアウトソーシングしたり、他の人に委任することを検討してみてください。
委任は、プロジェクトのコントロールを放棄することを意味するのではなく、同じ目標や目的を共有するチームメンバー間の協力の機会としてとらえるべきものであることを心に留めておいてください。
7. 進捗の確認と管理
プロジェクトに関わるステークホルダーやチームメンバーに定期的に連絡を取り、進捗を確認しましょう。
進捗状況の詳細なレポートを作成し、前回の確認日以降に発生した変更も含めて報告することでプロジェクトの進捗を常に把握することができます。
8. 合理的な納期を設定する
非現実的な期限を設定することは、プロジェクトの遅延を引き起こす主な原因の一つです。
遅延を避けるために、各タスクを完了するための合理的なスケジュールを設定しましょう。
急げば早く終わるように見えるかもしれませんが、品質が最も重要であることを忘れないでください。
自分自身や外部の利害関係者が課す厳しいスケジュールのために、品質が損なわれないように常に注意してください
9.マルチタスクのしすぎに注意
マルチタスクは、短時間でより多くの仕事をこなすための効果的な方法として注目されていますが、調査ではそうではないことが示唆されています。
一度に一つのことに集中し、終わったら次のことに移ることで質の高い仕事をする余地が生まれ、マルチタスクによる失敗を防ぐことができます。
私は週毎に集中すべきタスクを決めています。メインで短期集中すべきタスクを決め、また次の週には違うタスクを集中してこなすということで意外と上手く結果が出ています。
10.目標を達成したら自分にご褒美をあげる
最後になりましたが、複数のプロジェクトを同時に進めるには、ハードワークとご褒美が必要だということを覚えておいてください。
例えば、大変な仕事を終えたらおいしいステーキを自分にご馳走する、予定より早くすべてのプロジェクトを終えたら週末を丸々休むなど、時々自分にご褒美を与えることで、困難な時期でもモチベーションを高く保つことができます。
まとめ
仕事が出来るようになってくると、色々な仕事を並行して行うことが多くなります。
どのタスクも全力でこなしつつ、もし中途半端になるものが出てきてしまったらクレームなどにも繋がってしまうと思うので、自分の仕事を任せられる人を育てるといったことも必要になってきます。
また最近疲れているなと感じたら休みをとってリフレッシュすることを忘れないようにしましょう。
