言葉を使って情報を伝える際、話し手と聞き手の両方が正確に伝わることを確認する必要があります。伝えたい内容がうまく伝わらない場合は、何かが間違っている可能性があります。
最初に、話し手と聞き手の間で信頼関係を構築してください。相手の気持ちを尊重し、考え方の違いを理解することが大切です。互いの信頼関係が深まれば、今後のコミュニケーションもスムーズに行えます。
次に、明確な表現を用いて伝える努力をしてください。感情的な表現や断定的な表現は避け、具体的な事実を強調した形で伝えましょう。例えば「あなたのプレゼンテーションは上手だった」ではなく「あなたのプレゼンテーションでグラフの理解度が90％近くに達した」など具体的な表現を使うと、相手も理解しやすくなります。
最後に、相手の反応に注意してください。一方的に情報を流し続けるのではなく、受け手からのフィードバックを受け止め、反応やコメントを聞き入れて対応していきましょう。特にビジネスシーンでは、受け手の立場・視点・動機も理解して対応できる人材が求められます。
以上の3点を実践すれば、相手から想定外の反応が出ることも少なくなります。コミュニケーションの効果的な達成方法は日々学んで実践することですが、互いの信頼関係の構築・明確な表現・受け手の反応に注意することが大切であることは変わりありません。
